O prontuário eletrônico já apareceu algumas vezes por aqui como ferramenta que apoia o dia a dia em um consultório e que, ainda, colabora com a conquista da satisfação do cliente. Hoje vamos olhar com mais atenção para essa tecnologia.
A decisão de contar com um prontuário eletrônico é algo positivo para a gestão de clínicas, o negócio e seus pacientes. Além de reunir e organizar informações das pessoas que você atende em seu consultório, ele ajuda na construção do relacionamento, pois provê insumos para realizar um atendimento personalizado, humanizado e para manter um pós-atendimento de qualidade.
Contudo, precisa ser escolhido com atenção e usado com responsabilidade, uma vez que lida com dados sensíveis de seus pacientes.
Como escolher o prontuário eletrônico adequado
Ao optar pelo investimento em alguma ferramenta, é importante fazer uma pesquisa detalhada no mercado para conhecer os recursos que pode te oferecer e listar quais são os prioritários para você. É preciso fazer uma boa pesquisa de mercado para encontrar opções que entreguem o que você procura.
Para te apoiar na escolha, confira aqui alguns pontos importantes:
- Personalização: é importante que a tecnologia permita que você personalize as informações que serão armazenadas para se adequar à necessidade de sua clínica. Ainda, que entregue praticidade, como criar atalhos – exemplo disso é ser configurado para inserir junto ao nome de cada doença o código da enfermidade conforme o CID 10.
- Segurança de dados: o ideal é que a ferramenta seja software as a service (software como serviço), modelo que é acessado por meio da internet ao invés de ser baixado em seus computadores. Lá também ficarão os dados dos pacientes e esse modo de armazenamento (na nuvem) evitará que a sua clínica perca arquivos e informações.
Ainda, o sistema deve ser criptografado, método que codifica os dados, protegendo a confidencialidade das informações digitais dos pacientes. Ele também deve oferecer armazenamento ilimitado e backup completo, bem como a portabilidade de dados (facilidade para migrar para outro prontuário eletrônico, se preciso).
- Acesso por diferentes dispositivos: a visualização do prontuário por meio de qualquer dispositivo conectado à internet (como tablets, smartphones ou computadores), de forma rápida e fácil, elimina a necessidade de ter que se deslocar para checar os prontuários dos pacientes, garantindo um atendimento de qualidade e flexibilizando a rotina de trabalho.
- Anexar arquivos digitais: a tecnologia deve permitir anexar arquivos, como imagens de exames e vídeos, para que sejam verificados durante a consulta ou quando preciso.
- Interação com pacientes: viabilizar o disparo de mensagens, como e-mails informativos e de datas comemorativas (aniversário), bem como lembretes de consulta diretamente para os pacientes.
Além da usabilidade, verifique esses pontos:
- Suporte técnico: tanto para as dúvidas do dia a dia quanto para a solução de problemas técnicos que possam surgir. Além de contar com o suporte, é importante que tenha um curto tempo de resposta para evitar que dificuldades prejudiquem o andamento do consultório.
- Teste antes da aquisição: a aquisição de um prontuário eletrônico é um investimento e deve ser bem analisado. Testar a ferramenta é de suma importância para ver sua usabilidade e se atende suas expectativas para apoiar na gestão de clínicas. É importante que ele facilite os procedimentos internos também, como a troca de informações entre as pessoas de sua equipe.
Uma vez que tenha escolhido o prontuário eletrônico, dedique tempo – seu e de sua equipe – para conhecê-lo detalhadamente. Só assim aproveitará todas as suas funções e potencial. Ainda, certifique-se de usá-lo de forma segura para você e seus pacientes.
O prontuário eletrônico e a LGDP
Você já deve ter ouvido falar na Lei Geral de Proteção de Dados – Lei nº 13, que exige segurança nos dados trabalhados na internet, certo? É fundamental lembrar-se dela em seu consultório, especialmente ao lidar com seu prontuário eletrônico.
A LGPD estabelece regras para o gerenciamento, armazenamento e tratamento de dados e informações nas empresas. Ela tem o objetivo de garantir a privacidade das informações pessoas, além de controlá-las. Assim, dentre muitos outros pontos, na gestão de clínicas ela define que você tenha autorização do paciente para colher e armazenar suas informações. Por isso, é importante elaborar um Termo de Consentimento que deverá ter o aceite de cada paciente.
E vale lembrar que esse cuidado se aplica às informações de qualquer prontuário, mesmo que não seja eletrônico.
Confira algumas outras medidas relevantes para manter a segurança dos dados de seus pacientes: desenvolva boa práticas de segurança (e conheça a de seus fornecedores), faça backup dos dados na nuvem constantemente e mantenha-os criptografados, e tenha sempre o software de segurança de suas máquinas atualizado.
Para saber mais sobre LGPD, confira aqui um texto dedicado para isso e nosso blog.
E lembre-se, ao contratar um fornecedor se certifique que ele também é cauteloso ao tratar os dados de seus clientes. Criada para atender as necessidades específicas do setor médico, a Medbanking trabalha para apoiar os profissionais de saúde na gestão financeira de seus negócios e está em conformidade com as leis que regem o setor.