Entre os assuntos que temos abordado no blog sobre gestão de clínicas e consultórios, falamos sobre a importância do treinamento de equipe em diversos momentos (LGPD e governança, por exemplo) e da atenção à jornada do paciente desde o momento que ele entra em contato com a empresa pela primeira vez. O espaço dedicado a esse tema se dá pela extrema relevância de um bom atendimento de ponta a ponta no segmento de saúde, o que é parte importante do conjunto que gera a fidelização do público.
Quando falamos dos profissionais da área, além de adotar ferramentas que facilitem a gestão em saúde de todo fluxo com o paciente e do negócio, é importante ainda atenção às questões de infraestrutura, o que inclui o espaço físico. E, pensando no acolhimento de seu paciente, a recepção destaca-se por ser fundamental nas primeiras impressões.
Dicas para a recepção da clínica
A recepção de seu consultório é a porta de entrada para o acesso ao seu trabalho, literalmente. Lá acontece muito mais do que tempo de espera, há expectativas e a busca pela solução de algo por parte do paciente. Assim, é preciso acolher quem está lá para contar com seus cuidados.
Veja alguns pontos que devem ser considerados:
– Funcionalidade: todos os itens da recepção devem ter o objetivo de entregar bem-estar. Tenha sanitários na recepção, assim como bebedouros, poltronas confortáveis, tomadas e estrutura acessível para diferentes necessidades especiais, como rampas de acesso. A disposição dos móveis também deve ser analisada com o objetivo de facilitar a movimentação dentro do espaço.
– Organização: lembre-se que a recepção faz parte da primeira impressão de sua clínica, então mantenha tudo em ordem, sem revistas e papéis jogados e bancada desorganizada. Invista em tecnologia para te apoiar nisso, como softwares de gestão para reduzir papeis e prontuário eletrônico.
– Higiene: a limpeza deve ser constante em qualquer ambiente, mas quando falamos de algo relacionado à saúde os cuidados devem ser ainda maiores. Além de ser desagradável e passar a impressão de desleixo, a sujeira traz riscos de contágio e infecções.
– Conforto: ao estruturar sua clínica e recepção, é preciso pensar no conforto dos pacientes na espera pelo atendimento além das funções e na organização do ambiente. Assim, planejar o espaço é fundamental para pensar o que será mais agradável para quem passará um tempo naquele local. Isso inclui móveis, iluminação, climatização e decoração.
Em relação a isso, se possível invista também em um serviço de Copa. Água, café, chá e alguns petiscos oferecerão um carinho a mais aos seus pacientes.
– Entretenimento: disponibilizar alternativas para entreter as pessoas antes das consultas mostra cuidado. Recorra a itens como revistas atualizadas, televisão e até mesmo tablets com joguinhos, bem como espaço para as crianças com brinquedos interessantes. No caso de uma clínica pediátrica, capriche ainda mais com paredes coloridas e pisos emborrachados.
– Tecnologia: informatize sua recepção, o que inclui o atendimento antes mesmo do paciente chegar lá. Use ferramentas eficientes e modernas, como agenda digital, aviso de consultas por WhatsApp ou SMS, prontuário eletrônico e e-mail marketing. Presencialmente, use ferramentas de gestão que facilitem o acesso a informações no atendimento para evitar a procura por fichas, por exemplo. Ainda, conte com soluções que facilitem o pagamento dos serviços contratados, como as várias opções de meios de pagamento disponibilizadas pela plataforma Medbanking.
Para um pleno funcionamento, treine seu time para usar todos os recursos tecnológicos com facilidade, bem como e orientar as pessoas quando preciso. Isso aumentará a satisfação dos pacientes e sua gestão em saúde.
Equipe preparada
Agora que você viu como caprichar em sua recepção, vamos além. Afinal, de que adianta ter uma estrutura impecável e seu atendimento ser de excelência, se até chegar a você – ou após sair de seu consultório – o paciente só tem experiências negativas e desfavoráveis?
Por isso ter uma equipe eficiente e alinhada com seus valores e preparada é fundamental! Além de estarem preparados para o dia a dia operacional, os colaboradores precisam saber lidar com questões mais delicadas relacionadas ao trato com as pessoas. É comum que os pacientes estejam passando por alguma situação que os deixam fragilizados e o tratamento que recebem da sua equipe, com certeza, é um grande diferencial.
Assim, busque profissionais atenciosos e promova treinamentos de forma frequente, criando uma cultura de bom atendimento.
A Medbanking pode te ajudar!
Além de te apoiar a oferecer diversas opções de meios de pagamento aos clientes, a Medbanking facilita a gestão de clínicas e consultórios ao disponibilizar uma plataforma 100% digital e que concentra todas as operações financeiras em um só lugar.